پرسش واقعی چیست؟
پرسش «اکسل یا نرمافزار؟» معمولاً بد طرح میشود. اکسل ابزاری قدرتمند و آشناست و بسیاری از برنامه‌های راهبردی خوب با همین صفحهگستردهها تدوین شده‌اند. پرسش دقیق‌تر این است: مدیریت استراتژیک سازمان شما در چه مرحله‌ای است و چه نیازی دارد که صفحه‌گسترده دیگر به‌خوبی پاسخش را نمی‌دهد؟
تدوین برنامه یک کار است و مدیریت آن در طول چند سال کاری دیگر. در مرحله تدوین، انعطاف اکسل یک مزیت است. اما وقتی برنامه وارد چرخه پایش ماهانه میشود، ده‌ها نفر داده وارد میکنند و هیئت‌مدیره گزارش منظم می‌خواهد، همان انعطاف می‌تواند به آشفتگی تبدیل شود. این مقاله کمک می‌کند این نقطه را تشخیص دهید.
اکسل کجا کافی است؟
اکسل در موقعیت‌های زیر انتخاب منطقی و کم‌هزینه‌ای است:
- نخستین دوره برنامهریزی: وقتی سازمان هنوز روش کار خود را پیدا نکرده و قالب‌ها مدام تغییر میکنند.
- تیم کوچک: وقتی یک یا دو نفر همه داده‌ها را نگه می‌دارند و تعداد کاربران کم است.
- دامنه محدود: وقتی سازمان فقط یک کسب‌وکار دارد و تعداد اهداف، شاخصها و پروژهها اندک است.
- تحلیلهای موردی: برای یک بار امتیازدهی یا مدل‌سازی سریع، صفحه‌گسترده بی‌رقیب است.
در این شرایط، خرید نرمافزار پیش از روشن شدن فرایند، ممکن است فقط آشفتگی را به محیطی گران‌تر منتقل کند.
محدودیت‌های اکسل در مدیریت استراتژیک
مشکلات معمولاً به‌تدریج ظاهر میشوند، نه یک‌باره. نشانه‌های زیر می‌گویند صفحه‌گسترده به سقف توان خود رسیده است:
گسستگی زنجیره راهبرد
در مسیر مدیریت استراتژیک، هر هدف باید تا عامل محیطی یا یافته‌ای که آن را ایجاب کرده، و هر پروژه تا هدفی که به آن خدمت می‌کند، ردیابی شود. در اکسل این پیوندها معمولاً با ارجاع متنی یا کد دستی ساخته میشوند. با اولین تغییر نام یا جابه‌جایی ردیف، پیوندها بی‌صدا می‌شکنند.
نسخه‌های متعدد
فایلی که با ایمیل برای واحدها فرستاده و با داده‌های تکمیل‌شده برگردانده میشود، ناگزیر چند نسخه پیدا می‌کند. تجمیع این نسخه‌ها کار زمان‌بر و خطاپذیری است و در نهایت معلوم نیست کدام عدد معتبر است.
کنترل دسترسی
در صفحه‌گسترده تعیین اینکه هر کاربر فقط شاخصهای واحد خودش را ویرایش کند اما همه را ببیند، دشوار است. در نتیجه یا همه به همه‌چیز دسترسی دارند یا هماهنگ‌کننده مرکزی همه داده‌ها را خودش وارد می‌کند.
نمایش و گزارش
ساختن نقشه استراتژیک با وضعیت رنگی به‌روز، نقشه حرارتی شاخصها یا نمودار روند هر شاخص در اکسل ممکن است، اما نگهداری آن‌ها در هر دوره گزارش‌دهی، بخش بزرگی از وقت کارشناسان را می‌گیرد؛ وقتی که باید صرف تحلیل شود.
مقایسه دو رویکرد
| معیار | اکسل | نرمافزار تخصصی مدیریت استراتژیک |
|---|---|---|
| هزینه و سرعت شروع | بسیار کم و سریع | نیازمند انتخاب، استقرار و آموزش |
| انعطاف در قالب | بسیار بالا | محدود به ساختار نرمافزار |
| پیوند میان مراحل | دستی و شکننده | ساختاری و قابل ردیابی |
| کار چندکاربره | دشوار و مستعد تعارض نسخه | یک منبع داده مشترک |
| کنترل دسترسی | محدود | مبتنی بر نقش |
| گزارش دوره‌ای | بازسازی دستی در هر دوره | به‌روزرسانی از داده‌های ثبت‌شده |
| وابستگی به افراد | زیاد؛ منطق فایل در ذهن سازنده است | کمتر؛ ساختار مستقل از افراد است |
معیارهای تصمیم‌گیری
به‌جای مقایسه کلی، پاسخ این پرسش‌ها را بنویسید. هرچه پاسخ «بله» بیشتر باشد، ابزار تخصصی ارزش بیشتری دارد:
- آیا بیش از چند واحد به‌طور منظم داده شاخص یا پیشرفت پروژه وارد میکنند؟
- آیا سازمان بیش از یک کسب‌وکار دارد که هرکدام راهبرد جداگانه می‌خواهد؟
- آیا مدیران می‌خواهند بدانند یک پروژه دقیقاً به کدام هدف و کدام یافته SWOT برمی‌گردد؟
- آیا تهیه گزارش هر دوره برای هیئت‌مدیره چند روز کار کارشناسی می‌برد؟
- آیا با رفتن یک کارشناس، بخشی از منطق فایل‌ها از دست می‌رود؟
- آیا ممیزی یا نهاد ناظر مستندات ردیابی‌پذیر از فرایند برنامهریزی می‌خواهد؟
مثال فرضی: یک شرکت پخش دارو
یک شرکت پخش دارو فرضی با چند شعبه استانی را در نظر بگیرید که برنامه راهبردی‌اش در یک فایل اکسل بزرگ با چندین برگه نگهداری می‌شد: SWOT، اهداف، شاخصها و پروژهها. در سال اول همه‌چیز خوب پیش رفت، چون کارشناس برنامهریزی همه داده‌ها را شخصاً وارد می‌کرد.
در سال دوم، شاخصها به شعبه‌ها آبشاری شد و هر شعبه نسخه خود را تکمیل می‌کرد. تجمیع ماهانه زمان زیادی می‌برد و چند بار اعداد یک شعبه دو بار شمارش شد. وقتی مدیرعامل پرسید کدام پروژهها به هدف «کاهش کسری دارو در داروخانه‌ها» مربوط‌اند، پاسخ به بررسی دستی چند برگه نیاز داشت. با جابه‌جایی کارشناس برنامهریزی، بخشی از منطق فرمول‌ها هم نامعلوم ماند.
شرکت تصمیم گرفت به ابزار تخصصی مهاجرت کند، اما اکسل را کنار نگذاشت: داده‌های موجود از همان فایل‌ها وارد سامانه شد و شعبه‌هایی که به کار با صفحه‌گسترده عادت داشتند، داده ماهانه را در قالب اکسل آماده و وارد می‌کردند. اکسل از «سامانه» به «ابزار ورود و تحلیل» تغییر نقش داد.
درس اصلی این تجربه آن بود که مشکل از خود اکسل نبود؛ مشکل از استفاده از آن به‌عنوان پایگاه داده‌ای مشترک برای چندین کاربر بود. تا وقتی یک نفر مالک فایل بود، صفحه‌گسترده کار می‌کرد. وقتی برنامه به ابزار کار روزمره شعبه‌ها تبدیل شد، نیاز به یک منبع داده واحد، کنترل دسترسی و پیوندهای پایدار میان اجزای برنامه آشکار شد.
اشتباهات رایج
- خرید نرمافزار به‌جای ساختن فرایند: نرمافزار فرایندی را که وجود ندارد نمی‌سازد؛ ابتدا باید روشن باشد چه کسی، چه داده‌ای را، چه زمانی ثبت می‌کند.
- انتظار فکر کردن از ابزار: هیچ ابزاری جای تحلیل و قضاوت مدیران را نمی‌گیرد؛ ابزار فقط آن را منظم‌تر و قابل ردیابی‌تر می‌کند.
- ماندن طولانی در اکسل از ترس تغییر: هزینه پنهان تجمیع دستی و خطاهای نسخه معمولاً دیده نمی‌شود چون در ساعات کار کارشناسان پخش شده است.
- کنار گذاشتن کامل اکسل: اکسل همچنان برای ورود گروهی داده و تحلیلهای موردی بسیار مفید است؛ ابزار خوب باید با آن تبادل داده داشته باشد.
- مهاجرت یک‌باره همه بخشها: شروع از بخش‌هایی که بیشترین دردسر را دارند، مثل شاخصهای عملیاتی و آبشاری و پروژههای تحول، پذیرش را آسان‌تر می‌کند.
این کار در فانوس
فانوس می‌تواند این گذار را ساده‌تر کند. ورود و خروج اکسل در اغلب بخشها وجود دارد و در بانک شاخصهای عملیاتی، ورود گروهی اکسل پیش از ثبت پیش‌نمایش میشود؛ بنابراین داده‌های فعلی‌تان را می‌توانید از همان فایل‌های اکسل به سامانه منتقل کنید. سامانه تحت وب و موبایل و بدون نصب است، کاملاً فارسی و راست‌به‌چپ با تقویم شمسی، و با نقش‌ها و سطح دسترسی میتوان تعیین کرد هر کاربر چه چیزی ببیند و ویرایش کند.
زنجیره عامل محیطی ← SWOT ← راهبرد TOWS ← هدف نقشه ← شاخص ← پروژه در سامانه دنبال‌شدنی است، هر کسب‌وکار نقشه و SWOT جدا دارد و نقشه استراتژیک و SWOT خروجی PDF دارند. امکان نصب روی سرور خود سازمان هم وجود دارد. برای مقایسه با فایل‌های فعلی‌تان، درخواست نمایش آنلاین بدهید.